El encargado de la administración de un condominio debe ser elegido por el comité. Esta persona será quien vele por el funcionamiento del lugar. “Dentro de las funciones más importantes del administrador está el cuidar los bienes de espacio común y velar para que todo funcione bien en la comunidad, como por ejemplo, las mantenciones y reparaciones de maquinarias, portón, iluminación, etc.”, explica Guillermo Márquez, gerente de producto de Edifito.com.
Es por esto, que nuestra plataforma de administración online realizó un interesante listado con las principales funciones que deben ejercer los administradores, para que así, el comité y quien ejerza la labor de administrador, esté informado sobre los deberes y tareas de este.
Dentro de las principales funciones del administrador de edificios y condominios está:
- Conocer la Ley de Copropiedad y la legislación laboral para poder ejercer su cargo de la forma más correcta posible. De lo contrario, debe tener a alguien que lo asesore en estas materias.
- Hacerse cargo de la parte administrativa de la comunidad. Esto implica, entre otras cosas, ser el responsable de los sueldos y el cobro de los gastos comunes.
- El Administrador es responsable de la seguridad del condominio. Esto significa que debe actuar con ciertos protocolos que brinden mayor seguridad a la comunidad.
- Velar porque los trabajadores del condominio realicen correctamente sus funciones y cumplan con sus responsabilidades.
- La mantención del condominio. Generar todos los contratos y todas las labores de mantención necesarias para que en el condominio o edificio no dejen de funcionar ninguna de sus dependencias o instalaciones. Para esto, se requieren mantenciones preventivas. Adicionalmente a esto, el administrador debe saber reaccionar ante las eventualidades, por ejemplo, rotura de cañerías, desagües, incendios, terremotos, etc. Esto implica tener personal y/o proveedores a los cuales llamar y solicitar los arreglos correspondientes.
- Mantener una buena coordinación y comunicación con el comité de administración y los copropietarios, de manera que se puedan recoger correctamente las inquietudes y prioridades que tiene el comité y poder desarrollar su función de acuerdo a esas prioridades. Además, entregar la información lo más completa y clara posible.
- Rendir cuentas a la comunidad en los tiempos acordados y al término de su relación con esta.
- Tener un manejo cuidadoso de los recursos de la comunidad y hacerlo de forma transparente para que todos puedan saber en qué se gastan los recursos.
La Ley de Copropiedad en su artículo 20 identifica en específico las tareas que por ley debe cumplir el administrador. Sin embargo se puede desprender de la misma, que el detalle de acciones que debe cumplir el administrador será definido por el comité de administración y podrá ser o no aceptado por el administrador como parte de la negociación de sus servicios.
¿Quién puede ser administrador?
Una de las novedades de la Ley 21.442 es que los administradores deben pertenecer al Registro Nacional de Administradores de Condominios para lo cual deben certificarse mediante una OTEC.
Para esto los administradores, podrán contar con la OTEC Edifito Educa que les permitirá actualizar sus conocimientos y si recién comienzan en esta carrera, adquirir todos los conocimientos necesarios para profesionalizarse, y en ambos casos certificarse para poder ingresar al registro.
Además de este requisito de carácter obligatorio el administrador puede ser una persona natural o jurídica designada por el propietario del condominio como primer administrador conforme al artículo 9° o por quienes designe posteriormente la asamblea de copropietarios como administrador o subadministrador.
Es importante destacar que “el administrador no podrá integrar el comité de administración y se mantendrá en sus funciones mientras cuente con la confianza de la asamblea, pudiendo ser removido en cualquier momento por acuerdo de la misma”, tal como se establece en el artículo 18 de la nueva ley. Y en su ausencia, actuará como tal el presidente del comité.
¿Cómo se nombra al administrador?
El nombramiento del administrador se produce en la asamblea de copropietarios. Debe ser constatado en el acta de la asamblea en que se adoptó el acuerdo y reducirse a escritura pública por la persona autorizada para tal efecto, o por cualquier miembro del comité de administración. Además, hay que guardar una copia autorizada en los archivos que maneje la administración de propiedades del edificio.
¿Cuánto dura el cargo de administrador?
El cargo de administrador dura hasta que la asamblea de copropietarios decida que se acaba el periodo, o hasta que acabe el tiempo que ellos han designado para tal función.
En qué temas no debiese involucrarse el administrador:
- Firma de cheques o transferencias.
- El administrador puede aconsejar al comité en sus decisiones, pero no debe intervenir usando ningún mecanismo de presión.
Las principales dificultades de los administradores
- Falta de recursos económicos.
- La falta de conocimiento o falta de compromiso del comité de administración que entorpecen la labor de administración.
- Los propietarios y residentes que no comprenden las implicancias de vivir en un condominio donde deben respetar las normas establecidas en el reglamento de copropiedad.
- La falta de experiencia o de conocimientos del mismo administrador ante algunas situaciones.
Otras dificultades para ejercer sus funciones aparecen cuando el Comité comienza a ejecutar acciones que debiese hacer el administrador. “Pero, lo más importante es la comunicación que el administrador establezca con el comité. Entonces la función más importante y la más difícil es mantener una buena coordinación y comunicación con el Comité, pero también con todo el condominio”, señala el administrador Gerardo Sfeir.
Las equivocaciones más frecuentes de los administradores
- No llevar en forma ordenada las cuentas de la comunidad y el libro de banco.
- Falta de gestión en la cobranza de los gastos comunes.
- Poca supervisión en terreno.
- Lejanía con los propietarios y residentes. Cuando estos necesitan algo no tienen como comunicarse con el administrador.
“El administrador es el brazo ejecutor de lo que el Comité necesita que se haga. Entonces no debería haber ninguna actividad que el administrador no sepa. Gran parte de los errores que se cometen es cuando el Comité toma decisiones en forma directa. La función del Comité es llevar el mando de la organización del condominio, y el administrador es ser ejecutante de las inquietudes del Comité. Entonces el administrador debe estar involucrado en todos los temas de la Comunidad”, señala Sfeir.
Edifito permite a los administradores enfrentar las dificultades principales, llevando un orden de los cobros, de los dineros del condominio para proporcionar transparencia a la comunidad. Si deseas mayor información, ingresa a nuestro sitio www.edifito.com